たった3人でもチーム力UP！Google Workspaceで業務効率化のススメ

Google Workspaceとは？

Google Workspaceとは、Googleが提供するクラウド型のグループウェアサービスです。メール、カレンダー、オンラインストレージ、ドキュメント作成、表計算、プレゼンテーション作成、ビデオ会議など、ビジネスに必要な様々なツールが統合されています。

ローカルのMicrosoft OfficeとMicrosoft 365の違い

従来のMicrosoft Officeは、パソコンにインストールして使うソフトウェアでした。一方、Microsoft 365は、クラウド型のサービスであり、インターネットに接続していれば、どこからでもファイルにアクセスして編集・共有できます。

Google Workspaceも同様にクラウド型サービスであり、Microsoft 365と競合するサービスです。

デジタル化の秘訣は、スモールスタート！

従業員3名の会社でも、デジタル化を進めて生産性を向上させたいと考えている経営者や担当者の方も多いのではないでしょうか。しかし、デジタル化というと、大規模なシステム導入や専門知識が必要だと感じて、二の足を踏んでしまうこともあるかもしれません。

そんなことはありません！デジタル化は、スモールスタートから始めることが可能です。特に、Google Workspaceのようなクラウド型のサービスを活用すれば、手軽に、そして低コストでデジタル化を実現できます。

始める手順：最初はBusiness Starterからでも十分使える！

Google Workspaceは、様々なプランが用意されていますが、従業員3名の会社であれば、まずは「Business Starter」プランから始めるのがおすすめです。一人あたり月額わずか¥680から利用でき、基本的な機能が揃っています。

• ビジネス専用のGmailアカウント: 会社のドメイン名を使ったプロフェッショナルなメールアドレスを作成できます。
• Googleドライブ: ファイルの保存・共有・共同編集が可能です。
• Googleドキュメント、スプレッドシート、スライド: オンラインで文書作成、表計算、プレゼンテーション作成が可能です。
• Googleカレンダー: スケジュール管理や会議室予約が可能です。
• Google Meet: オンライン会議やビデオ通話が可能です。

管理者用のアカウントの作成

Google Workspaceを導入する際には、まず管理者用のアカウントを作成しましょう。管理者アカウントは、従業員アカウントの作成や権限設定、セキュリティ管理など、Google Workspace全体の管理を行うためのアカウントです。アカウント作成には自社のドメインが必要です。ドメインはアカウント作成画面から取得できますが、自社のホームページを作成する場合、別途レンタルサーバーが必要になります。あらかじめレンタルサーバーと同時に取得しておくことをおススメします。

また、管理者権限では、特定のファイルやフォルダに対して、閲覧だけ、編集者限定など、アクセス権限を細かく設定することも可能です。 これにより、情報漏洩のリスクを軽減し、セキュリティを強化できます。

共有ドライブの使い分けがキモ！～共有アイテムとの違いに注意～

Google Workspaceでは、ファイルを保存・共有するための「共有ドライブ」という機能があります。共有ドライブは、チーム全体でファイルを共有するための「チームドライブ」と、個人でファイルを保存するための「個人ドライブ」の2種類があります。

共有アイテムと共有ドライブの違い

一見似ている共有アイテムと共有ドライブですが、その使い勝手や生産性には大きな差があります。

• 共有アイテム: 特定のファイルやフォルダを、特定のユーザーと共有できます。ただし、ファイルの所有権は共有元のユーザーにあり、共有設定の変更やファイルの削除などは所有者しか行えません。
• 共有ドライブ: チーム全体でファイルを共有し、共同編集できます。共有ドライブ内のファイルはチーム全体で所有するため、メンバー全員がファイルの編集、共有設定の変更、移動などが可能です。

例えば、Googleスライドで共同で業務マニュアルを作成する場合を考えてみましょう。

• 共有アイテム: マニュアルファイルを作成した人が所有者となり、他のメンバーは編集権限を与えられていても、ファイルの移動や削除はできません。また、共有設定の変更も所有者しか行えず、共同作業のたびに所有者に依頼する必要が生じる可能性があります。
• 共有ドライブ: マニュアルファイルを共有ドライブ内に作成すれば、チームメンバー全員が所有者となり、自由に編集、移動、削除、共有設定の変更などが行えます。共同作業がスムーズに進み、生産性向上につながります。

結論: 最初から共有ドライブで作るのがオススメ！

共有アイテムは、一時的なファイル共有には便利ですが、チームでの継続的な共同作業には不向きです。共同作業を円滑に進め、生産性を高めるためには、最初から共有ドライブでファイルを作成・管理することをおすすめします。

Googleチャットでコミュニケーション、Google Meetで会議を効率化

Google Workspaceには、コミュニケーションツールとして「Google Chat」と「Google Meet」が用意されています。

• Google Chat: チャット形式で気軽にコミュニケーションを取ることができます。ファイル共有やタスク管理も可能です。
• Google Meet: オンライン会議やビデオ通話を簡単に行うことができます。画面共有や録画機能も備えています。

まだまだ使える！Google KeepやGoogleフォーム

Google Workspaceには、他にも便利なツールがたくさんあります。

• Google Keep: メモやアイデアを簡単に記録・共有できます。
• Googleフォーム: アンケートや申込フォームを簡単に作成・共有できます。

これらのツールを活用することで、さらに業務効率化を図ることができます。

アナログに固執している人（抵抗勢力）がいる場合は？

社内にデジタル化に抵抗がある人がいる場合は、まずはビジネス専用のGmailやカレンダーの利用から始めてみましょう。ローカル環境とクラウド環境の違いを理解してもらうことが、デジタル化への第一歩となります。

ビジネス専用Gmailやカレンダーの使い分けでローカルとクラウドの違いを理解してもらう

• ローカル環境: パソコンやスマホなどの端末にデータを保存します。端末が故障したり紛失したりすると、データが失われるリスクがあります。
• クラウド環境: インターネット上のサーバーにデータを保存します。端末に依存しないため、どこからでもアクセスでき、データの安全性も高まります。

最後に

Google Workspaceは、従業員3名の会社でも十分に活用できる強力なツールです。スモールスタートから始め、徐々に活用範囲を広げていくことで、業務効率化や生産性向上を実現しましょう。

デジタル化は、もはや避けて通れない時代です。Google Workspaceを活用して、あなたの会社もデジタル化を進めてみませんか？